Jedna faktura opłacona kilka dni po terminie nie musi oznaczać problemu z płynnością. Ryzyko rośnie wtedy, gdy opóźnienia stają się powtarzalne, dotyczą większej części sprzedaży albo obejmują klientów odpowiadających za znaczną część przychodów. Firma może wykazywać zysk, a jednocześnie nie mieć wystarczającej ilości gotówki na bieżące zobowiązania. Dlatego sama wartość sprzedaży nie mówi jeszcze, czy przedsiębiorstwo znajduje się w bezpiecznej sytuacji finansowej.
Zysk nie oznacza gotówki na koncie
Sprzedaż z odroczonym terminem płatności tworzy należność, ale nie zasila od razu rachunku bankowego. Tymczasem firma nadal płaci pensje, podatki, składki, raty leasingowe, czynsz i faktury dostawców. Jeśli pieniądze od klientów wpływają coraz później, powstaje luka pomiędzy wpływami a wydatkami.
Problem może narastać mimo rosnących obrotów. Im więcej firma sprzedaje na kredyt kupiecki, tym większą część własnych środków angażuje w finansowanie odbiorców. Przy niskich rezerwach gotówkowych kilka większych opóźnień może wymusić korzystanie z limitu w rachunku, przesuwanie inwestycji albo negocjowanie terminów z własnymi dostawcami.
Które sygnały powinny zwrócić uwagę przedsiębiorcy?
Nie ma jednej wartości przeterminowanych faktur, po której każda firma traci płynność. Znaczenie ma relacja należności do miesięcznych kosztów, zapasu gotówki oraz terminów własnych zobowiązań.
Niepokój powinny wywołać przede wszystkim sytuacje, gdy:
- rośnie udział faktur przeterminowanych powyżej 30, 60 lub 90 dni,
- kilku dużych klientów regularnie przesuwa płatności,
- firma korzysta z bieżącego finansowania tylko po to, aby pokrywać podstawowe koszty,
- wpływy od odbiorców pojawiają się później niż terminy płatności wobec dostawców,
- pracownicy coraz częściej kontaktują się z tymi samymi kontrahentami w sprawie zaległych faktur,
- przedsiębiorstwo nie ma aktualnej informacji, jaka część należności jest już po terminie.
Takie sygnały pokazują, że problem obejmuje już przepływ pieniędzy w firmie, a nie pojedyncze spóźnienie.
Wiek należności ma znaczenie
Przy ocenie ryzyka liczy się nie tylko łączna kwota długu. Trzeba sprawdzać, jak długo poszczególne faktury pozostają nieopłacone. Zestawienie należności według wieku pozwala oddzielić niewielkie opóźnienia od spraw, które wymagają szybszej reakcji.
Firma powinna także kontrolować koncentrację należności. Faktura na 100 tys. zł może mieć zupełnie inne znaczenie dla przedsiębiorstwa osiągającego 20 mln zł przychodu rocznie niż dla firmy, która sprzedaje za 200 tys. zł miesięcznie. Szczególnej uwagi wymagają odbiorcy, od których zależy duża część miesięcznych wpływów.
Jak ograniczyć ryzyko utraty płynności?
Reakcja dopiero po wielu tygodniach opóźnienia daje firmie mniej możliwości. Lepszy efekt przynosi regularne zarządzanie należnościami: kontrola terminów, przypomnienia, szybki kontakt po przekroczeniu terminu i ustalone zasady przekazywania trudniejszych spraw do windykacji.
Trzeba też odróżnić zwykłe opóźnienie administracyjne od sygnałów problemów finansowych kontrahenta. Jeśli odbiorca unika kontaktu, wielokrotnie przesuwa deklarowany termin przelewu lub przestaje regulować kolejne faktury, dalsze czekanie zwiększa ekspozycję firmy na jego zadłużenie.
Płynność wymaga reakcji przed powstaniem zatoru
Nieopłacone faktury stają się realnym zagrożeniem wtedy, gdy firma traci możliwość swobodnego regulowania własnych zobowiązań albo finansuje bieżącą działalność kosztem rezerw i kredytu. Im wcześniej przedsiębiorca widzi strukturę należności i reaguje na opóźnienia, tym łatwiej ograniczyć skalę problemu.
Jeśli szukasz wsparcia w monitorowaniu płatności lub odzyskiwaniu przeterminowanych należności, zapoznaj się z ofertą Straetus. Firma łączy monitoring faktur z windykacją polubowną, sądową i egzekucyjną, dzięki czemu przedsiębiorca może przekazać obsługę należności na etapie odpowiadającym sytuacji konkretnego dłużnika.
Materiał partnera
